El tiempo es irrecuperable y escaso, y en esa situación necesitamos conciliar la vida personal y laboral. Por eso es importante gestionar el tiempo planificando con antelación las actividades que vamos a realizar, conociendo el tiempo de cada tarea y definiendo prioridades, plazos y objetivos.
Porque no tomamos en cuenta de que el tiempo es un recurso que no se puede almacenar, reemplazar y tampoco tiene sustitutos. Por eso es importante administrar adecuadamente este valioso recurso, sobre todo en esta nueva normalidad donde muchas personas trabajan de forma remota o híbrida.
Además, tiempo y productividad no siempre cooperan ambos. Al gestionar el tiempo es necesario identificar las actividades o situaciones que te roban el tiempo, los llamados «ladrones del tiempo». Que son aquellas circunstancias que nos hacen perder el tiempo y afectan nuestra productividad.
Lo excelente es que puedes planificar tu día con tecnología. Tienes así los calendarios online que nos ayudan a programar eventos y a recordarnos estos. Lo bueno es que los calendarios son multidispositivo, es decir lo puedes revisar en tu móvil, laptop, tablet o reloj inteligente. E incluso se pueden integrar a otras aplicaciones como el correo electrónico o administradores de tareas.
Pero la oferta de aplicaciones y soluciones ofrecidas es abundante y variada. Es sólo cuestión de encontrar las herramientas adecuadas que te permitan aprovechar al máximo las 24 horas de cada día.
Es así como el Asistente de Google y Google Home pueden ayudarte a mantenerte productivo y enfrentar el «desenfoque» que puede ocurrir cuando trabajas desde casa. Porque al igual que los calendarios online el Asistente de Google puede ser usado en cualquier altavoz inteligente, pantalla inteligente o Smart Phone. Incluso en tu televisor inteligente con Android TV.
Lo increible es que puedes gestionar el tiempo a manos libres sin moverte de tu cama o del sillón de la sala. Porque estarás usando un comando de voz para organizar tu día y tus pendientes.
Agregar un recordatorio con el Asistente de Google
Gestionar el tiempo es no olvidar y recordar oportunamente lo que tienes que hacer. Y no necesitas tener en tu memoria toda la información de tus pendientes y tareas a realizar. Porque cada vez que aparece una tarea en nuestra vida diaria esta siempre debe ser recordada ya que en algún momento será atendida.
El paso más sencillo para configurar un recordatorio con Google Home es diciéndole a tu móvil «Ok Google, crea un recordatorio». Seguidamente Google Assistant te hará unas preguntas para tener toda la información:
- «Ok Google, crea un recordatorio».
- ¿Cuál es el recordatorio? Indica el nombre del recordatorio.
- ¿Cuándo quieres que te lo recuerde? Establece una fecha o una hora. Si es una tarea recurrente, puedes indicarle que todos los días a determinada hora, o «dentro de una hora».
- Puede que no seas preciso con la información y decir «a las tres». Si estás en la mañana asumirá que es a las 3 de la tarde.
Tampoco tienes que responder las preguntas del asistente virtual, basta una frase y creas el recordatorio. Así puedes decir «Hey Google, recuérdame llamar al dentista para mi cita en dos horas». O también puedes brindar parcialmente la información para que después te la pregunte el ayudante de Google. Es así como puedes decir «OK Google, crea un recordatorio hoy a las 4 de la tarde». En ese momento te preguntará «Cuál es el recordatorio».
También puedes solicitar que te presente tus recordatorios pendientes, sólo decir «OK Google, dime mis recordatorios» o «Hey Google, ¿Cuáles son mis recordatorios?». El Asistente de Google te responderá repasando uno a uno tus pendientes que tienes durante el día. También puedes solicitar que te busque los recordatorios de otros días.
El uso de los recordatorios los puedes hacer con tu familia. Para lo cual cada miembro debe activar los resultados personales y configurar Voice Match. Resultados personales es una función que te mostrará o leerá resultados específicamente adaptados a ti. Estos se muestran en tu teléfono o pantalla inteligente.
Tus rutinas con Google Home
Gestionar el tiempo es también atender las actividades repetitivas o rutinarias de tu día a día. El asistente de Google te permite hacer varias cosas con un comando de voz. Las rutinas de Google Home es el recuerdo automático de todas las cosas pequeñas y grandes que debes hacer a lo largo de tu día de trabajo.
La rutina se configura en el Asistente de Google. Es así como puedes establecer que de lunes a viernes a las 10:30 am debes ponerte de pie y estirarte. Los bloques de tiempo se pueden personalizar para adaptarse a tu horario.
Una rutina de Google es hacer varias cosas con un sólo comando, pero además es automatizar acciones en nuestro hogar incluso dispositivos inteligentes.
Google Home ya tiene rutinas predefinidas como «En casa», «Ausente» o «Día Laborable». Y estas se pueden activar con algunos disparadores como cuando sales de tu casa o llegas a tu hogar. En al App Google Home tocas rutinas y elige la que quieras editar, seguidamente toca las casillas situadas junto a las acciones que prefieras.
Las tareas de Google
Gestionar el tiempo también es planificar las tareas o pendientes y cumplirlas en el plazo propuesto. Lo bueno es que la tecnología en el trabajo ayuda a los empleados a concentrarse en sus tareas y así gestionar el tiempo más eficientemente.
Somos personas activas y constantemente nos aparecen nuevas tareas que necesitan ser recordadas. Lo más básico es decirle al Asistente de Google: «Hey Google, recuérdame [tarea] en [hora]», y después pedirle al Asistente de Google que te recuerde las tareas.
Es acá donde la palabra planificación surge. Por eso es importante planificar con antelación y dedicar 10 minutos al finalizar la jornada para organizar las tareas del día siguiente. Porque tomarse el tiempo para planificar cómo pasará sus horas en un día es evitar que estas se escapen. Y gracias a la tecnología de Google puedes ayudarte en este reto diario.
Lo mejor es que puedes abrir tu lista de tareas pendientes en cualquier momento y recibir una notificación de los próximos recordatorios en cualquiera de tus dispositivos habilitados con el Asistente de Google.
Google Task es una aplicación integrada a Google Calendar y Gmail, que está en la barra lateral de estas aplicaciones. Es simple agregas la tarea, la detallas y estableces un plazo para su cumplimiento.
Gestión del tiempo y productividad conversan muy bien gracias a las tareas de google. Puedes ordenar las tareas en listas y marcar las que son más importantes para ti. Gestionar el tiempo y las tareas es hacer un seguimiento de su progreso marcándolas como completadas para mostrar lo que has logrado. Y claro tu lista de tareas es también tu lista de recordatorios.
La administración del tiempo laboral y personal es un reto
La integración de Google Home y el Calendario de Google es una sociedad poderosa y beneficiosa. Con un comando puedes decir: «OK Google, ¿A qué hora es mi próxima cita?» o también decir «OK Google, dime mis eventos para mañana».
Con un altavoz de Google o una pantalla inteligente Google Nest puedes establecer, editar o borrar recordatorios. Estos recordatorios se pueden establecer para una hora específica, una ubicación determinada o una persona.
Gestionar el tiempo se potencia cuando las tareas se realizan en grupos de trabajo. Y los calendarios en línea son una herramienta muy útil para los equipos laborales.
Cuando los miembros de un equipo tienen eventos importantes programados, tienen una ayuda poderosa en los calendarios online para evitar interrupciones innecesarias.
Lo mejor es que si tienes Nest Hub Max y trabajas desde casa, puedes iniciar una videoconferencia con sólo tu voz. Sólo tienes que decir «OK Google, inicia una reunión» y te podrá conectar con hasta 100 personas a través de Google Meet.
Pero además de las reuniones y el trabajo los tiempos de descanso también son importantes. Porque gestionar el tiempo también es planificar los descansos. Estos no son pérdidas de tiempo o dispersión, al contrario, deben también estar contemplados en tu organización.
Las pausas oxigenan el cerebro, liberan el estrés y hacen que nuestra concentración mejore. Te desconectas del trabajo sólo diciendo «OK Google, silencia mi teléfono» y así activas «No molestar»
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Fuentes
getclockwise.com | icehrm.com | thetechedvocate.org
